بازخورد دادن و بازخورد گرفتن یکی از ابزارهای اساسی در برقراری ارتباط موثر است
کلاس درسی را در نظر بگیرید که معلم بدون توجه به اینکه دانش آموزان موضوع را فهمیده اند یا نه تدریسش را ادامه می دهد و دانش آموزان هم تنها نگاه می کنند و هیچ عکس العملی از خود نشان نمی دهند. چگونه می توان کارا بودن این کلاس را بررسی کرد؟ در این کلاس معلم باید نقش بازخوردگیرنده و دانش آموزان نقش بازخورد دهنده را داشته باشند. معلم باید با پرسیدن سوال بازخورد بگیرد و دانش آموزان باید با پاسخ دادن و تایید و عدم تایید خود بازخورد دهند و به این طریق کلاس را در جهت مثبتی پیش ببرند.
ارتباط دانش آموزان و معلم یک مثال برای درک نیاز به وجود بازخورد در برقراری ارتباط موثر است. به طور کلی در هر ارتباطی پیام هایی رد و بدل می شود و این نکته حائز اهمیت است که پیام به درستی منتقل شده است یا خیر. در این انتقال، هم شخصی که پیام را می دهد و هم گیرنده ی پیام باید از درستی این انتقال مطمئن شوند که ابزار لازم برای این اطمینان بازخورد است. فرایند کوچینگ به عنوان یک ارتباط موثر میان کوچ و مراجع نیازمند چنین بازخوردهایی است.
در فرایند کوچینگ وقتی که کوچ با گوش شنوای خود مشغول دریافت پیام ها از مراجع است با بازخورد دادن اینکه چه سیگنال هایی را از مراجع دریافت کرده است از مراجع می خواهد که با تایید و عدم تایید خود اعلام کند که فرایند در مسیر درستی است یا خیر.
گاهی این بیان کردن دوباره ی پیام ها برای مراجع ایجاد آگاهی کرده و او را به هدفی که در فرایند کوچینگ داشت نزدیک تر می کند. با ذکر یک مثال این مفهوم شفاف تر می شود. فرض کنید مراجع در بیان موردی خاص به طور ناخودآگاه هیجان زده یا مضطرب می شود و کوچ این مورد را با او در میان می گذارد که هنگام صحبت در رابطه با این موضوع خاص احساس کردم صدایت می لرزد یا تن صدایت کمی بالاتر رفته است. آیا درست متوجه شدم؟ همین موضوع می تواند فرد را در مورد آن موضوع به فکر فرو ببرد و برای او ایجاد آگاهی کند که چرا در مورد آن موضوع خاص هیجان زده شده است.
باید به یاد داشته باشیم کوچ به عنوان تسهیل گر کاری می کند که مراجع افکار خود را با صدای بلند مطرح کند و خودش با آنها مواجه شود. یکی از مهم ترین دستاوردهای بازخورد به موقع شناساندن احساسات مراجع به خودش است که او را در رسیدن به آگاهی و تصمیم گیری کمک می کند.
بازخورد منفی یا مثبت نیست بلکه تنها، مشاهده ی کوچ از پیامی است که از مراجع می گیرد. در بازخورد دادن نباید قضاوت کرد و برداشت شخصی خود را از موضوع مطرح کرد. مثلا اگر صدای مراجع در بیان موردی خاص می لرزد باید در بازخورد به لرزش صدا اشاره کرد؛ و نباید پرسید “آیا این لرزش صدا ناشی از ترس یا عصبانیت بوده است؟”
اگر کوچ برداشت شخصی خود را از مشاهداتش بیان کند ناخودآگاه به ذهن مراجع جهت می دهد و اجازه ی فکر کردن و بیان احساسات واقعی را از مراجع می گیرد که این با رسالت کوچینگ که کمک به باز شدن مسیر فکری مراجع توسط خودش است در تعارض قرار دارد.
مراجع با هدفی مشخص وارد جلسه می شود تبیین صحیح و روشن این هدف بر عهده ی کوچ است. گاهی مراجع از هدفی که در ابتدای جلسه داشته است دور می شود و وظیفه ی کوچ است که با بازخوردهای به موقع مانع از این امر شود. گاهی یک بازخورد به موقع و درست مانند یک میانبر یا کاتالیزگر عمل می کند و به فرایند کوچینگ سرععت می بخشد.
برای دادن بازخوردهای درست باید گوش شنوایی داشته باشیم و جزئیات را در کنار کلیت موضوع در نظر بگیریم. گاهی تنها با توجه کردن به یک مکث کوتاه از طرف مراجع و بازگویی آن می توان تغییری اساسی در روند جلسه ی کوچینگ ایجاد کرد.
در واقع بازخورد یکی از ابزار تعیین کننده در کوچینگ است که با استفاده ی به موقع از آن می توان موفقیت جلسه را تضمین کرد.